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いよいよ大詰め!まだまだ間に合う!?マイナンバー制度

マイナンバー収集についての注意点

平成27年10月から、マイナンバー(個人番号)の通知カードが世帯主の住民票の住所地に、簡易書留で郵送されます。平成28年1月から「社会保障」、「税務」、「災害対策」の行政手続きにマイナンバーが必要となり、企業は従業員(パート・アルバイト等を含む)からマイナンバーを収集しなければなりません。今回は企業が、従業員(パート・アルバイト等を含む)からマイナンバーを収集するにあたって注意すべき事項をご案内いたします。

◇マイナンバーの利用目的の特定・通知

企業は、『行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下、マイナンバー法)』が、あらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から、具体的にマイナンバーの利用目的を特定して、従業員に通知または公表した上で利用しなければなりません。

なお、個人情報保護法による「個人情報」の取り扱いとは異なり、本人の同意があったとしても、例外として認められる場合を除き、上述の利用目的を超えてマイナンバーを利用してはいけません。

◇マイナンバーの収集時期

企業がマイナンバーを用いて行う行政手続きを個人番号関係事務といいます。原則としては、個人番号関係事務が発生した時点でマイナンバーの提供を求めることとされていますが、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、あらかじめマイナンバーの提供を求めることが可能です。収集には本人確認が必要となることから、事務処理の負荷の軽減のためにも一定の時期に取りまとめて収集すると良いでしょう。

◇マイナンバー収集の際の本人確認の方法

マイナンバーを収集するにあたっての本人確認については、マイナンバー法、マイナンバー法施行令、マイナンバー法施行規則および個人番号利用事務実施者(※1)が認める方法に従うこととなり、具体的には以下の対応が求められます。

(※1)個人番号利用事務実施者:マイナンバーを使って、マイナンバー法や条例で定める行政事務を処理する行政機関など(主にハローワーク・年金事務所・健康保険組合、税務署)のことです。

(1)従業員からマイナンバーの提供を受ける場合

①通知カードの提示を受ける場合

・「通知カード+写真付身元確認書類」が必要となります。

例)通知カード+運転免許証またはパスポート

・写真付身元確認書類が無い場合、官公署等が発行し認められているものの中で2つ以上の提示が必要となります。

例)・通知カード+健康保険証、年金手帳

②個人番号カード(※2)の提示を受ける場合

・個人番号カードのみで可。

(※2)個人番号カード:通知カードと合わせて送付される申請書を平成28年1月以降に郵送すること等により、交付を受けることができます。

(2)従業員の配偶者・扶養親族からマイナンバーの提供を受ける場合

従業員の配偶者・扶養親族からマイナンバーを収集する際は、書類の提出義務者により本人確認のための書類が異なります。

①提出義務者が従業員本人である場合

⇒企業は当該配偶者・扶養親族の本人確認を行う必要はありません

例)給与所得者の扶養控除等(異動)申告書等

②提出義務者が従業員の配偶者・扶養親族である場合

⇒企業は当該配偶者・扶養親族の本人確認を行う必要があります。

★「国民年金第3号被保険者届」の場合、従業員が配偶者の代理人として企業にマイナンバーを提供することが想定されます。その場合、企業は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認と、配偶者より委任を受けていることを確認する必要があります。

例)代理権の確認(委任状)+代理人の身元確認(免許証等)+配偶者の番号確認(個人番号カードのコピー、通知カードのコピー等)

マイナンバーは、原則として生涯同じ番号を使い続けることになり、自由に変更することはできません。そのため、企業としては取り扱いには十分な注意が必要です。

また外部に手続きを依頼されている会社様は依頼先様(社労士事務所、税理士事務所等)に関して以下の事項の確認をする必要がございます。

 ①委託先の設備

②委託先の技術水準

③委託先の従業員に対する監督・教育の状況

④委託先の経営環境など

最後に取得から始まり保管、利用、廃棄と一連のマイナンバーを取り扱う流れの中の第一歩です。自社の組織体制を考慮しながら、取り扱いの全体像を見据えつつ、マイナンバーの収集方法を決定することが重要となるでしょう。

 

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2015年11月5日 | カテゴリー:労務管理

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