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ストレスチェックの結果等の保存と廃棄について

ストレスチェックの結果等の保存と廃棄について

平成27年12月1日より、1事業場で50名以上の労働者がいる場合、ストレスチェック制度の実施が会社に義務付けられました。

それにより、平成28年11月30日までに、1回以上のストレスチェックを行うことが制度上求められています。

現在、実施方法等について具体的に協議されている会社や、情報を収集しながら今後の衛生委員会等で検討される会社など、各社様々のことと存じます。

そこで今回は、機微情報として特に厳格な管理が必要になってくるストレスチェックに関係する書類等の保存について取り上げます。

 

◇ストレスチェックに関係する書類等の保存の体制について

ストレスチェック制度については、会社の産業医が主導で実施する場合のほか、外部のストレスチェック実施会社へ委託して実施する場合もあります。

結果関係の書類(紙面)または電磁的記録物(USBメモリやCD-R等)の保存に関しては、自社で保存する他に、実施者である産業医や外部のストレスチェック実施会社に保存を委託することも可能ですが、どちらにしても「どこに、どのような状態で保存するか、閲覧できる者は誰か」等を会社として明確に取り決めておくことが重要です。

そして、自社で保存するのであれば、取り決めを厳格に遵守できるような社内体制を整備することが必要であり、実施者に保存を委託するのであれば、契約の中に記録関係の保存について明示されているかを確認することが重要です。

この保存結果を知ることができる者は、原則として実施者か実施者をサポートする実施事務従事者となります。会社は、ストレスチェックを受検した従業員個々人の検査結果を、本人の同意を得ずに知ることはできませんので、同意を得られていない検査結果に関しては会社が知ることができないように保存措置を講じる必要があるという事になります。

この保存方法に関しては、「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令(基発第0331014号)」に基づくことが求められています。

 

◇ストレスチェックに関係する書類等の保存の期限について

取得、利用のうえ保存した情報は法定期限で廃棄する必要があります。次に主要な書類の保存期限をご案内します。

 

1.衛生委員会で協議された事項(議事録)

※ストレスチェックに限らず、毎月の衛生委員会の協議事項が対象です。

3年間

  2.従業員個人のストレスチェック結果の記録

  1. 個人ごとの検査結果を数値、図表等で示したもの ※調査票の各項目の点数の一覧等。
  2. 高ストレスに該当するかどうかを示した評価結果
  3. 面接指導の対象者なのか、対象外なのかの判定結果

※ストレスチェックの結果に関して、労働者が会社へ提供することを同意した旨が分かる書面等も5年間保存することをお勧めします。

5年間

 3.面接指導を行った結果に関する記録

面接指導の実施年月日・当該労働者の氏名・面接指導を行った医師の氏名・当該労働者の勤務の状況、当該労働者の心理的な負担の状況・その他の当該労働者の心身の状況・当該労働者の健康を保持するために必要な措置についての医師の意見

※面接指導を受けることを希望する申出が労働者から行われた場合には、その申出に関する書面等も5年間保存することをお勧めします。

5年間

  4.集団ごとの集計・分析結果

※実施については、努力義務とされています。

5年間保存が望ましい

 

平成28年1月1日から始まったマイナンバー制度も同様ですが、重要な情報を取り扱う際は、取得・利用・保存・廃棄といった情報のライフサイクルを意識することが重要です。まずは、ストレスチェックの結果で配慮すべき情報はどのようなものがあるかを明確にした上で、それにライフサイクルのプロセス毎に5W1Hを考慮しながら、協議を進めましょう。

そして最終的には、実効性を担保するためにも、実施の実態に則した規程を整備すると良いでしょう。

2016年2月13日 | カテゴリー:労務管理

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